Les Aventuriers dans le Calvados : Moderniser ou innover ?

Le Calvados compte près de 700 000 habitants pour qui travaillent 3 000 agents du Conseil départemental.  L’équipe de la Direction de la Modernisation de l’Action Publique (DMAP), créée en 2014, parait presqu’idéale : 13 profils différents et complémentaires, accueillants, dynamiques, professionnels, solidaires. La Direction est rattachée directement au DGS, un polytechnicien de 34 ans qui anime le département tel un « coach ».

Nous sommes reçues avec le sourire communicatif de Loïc au « Rond-Point numérique ». Ce lieu, initialement conçu pour sensibiliser aux usages numériques, sert désormais de lieu de créativité à l’ensemble des agents de la Collectivité. Un lieu dans lequel « on fait ce qu’on veut, mais pas comme d’habitude ! ». Ce passionné d’agilité, de créativité et de bien-être nous parle de ses inspirations : le worklab, Laurence Vanhee…

Meet-up ou team-up ?

Amélie, la Directrice, nous invite ensuite à leur meet-up hebdomadaire, un moment d’échanges où chaque membre de l’équipe a deux minutes pour présenter son « actu ». Le DGS les rejoint une fois par mois pour s’immerger dans les projets, apporter son regard et entendre. Un meet-up qui nous semble plutôt ressembler à un team-up ! Dans la petite salle intimiste et chaleureuse, trône un Kanban, un des outils préféré de Loïc, pour gérer les projets de façon visuelle. Un planning « artisanal » permet d’identifier les dates importantes (dont celles des anniversaires de chacun !). Sur des sujets plus précis, des collègues d’autres Directions les rejoignent. En ce jour d’ « aventure », Manon, Directrice de l’Autonomie, et Cédric, Directeur des achats publics, sont venus enrichir les échanges.

Inspirants et inspirés

La DMAP a inspiré et soutenu Manon dans la réorganisation de ses équipes à son arrivée : cohésion, transversalité, co-construction… Le retour de ses agents ? « On y retourne quand ? ». Rendez-vous est donc pris en décembre pour poursuivre le questionnement sur « Qu’est-ce qu’on fait demain ? ».

Mais la DMAP se laisse inspirer également. Avec Cédric, elle découvre de nouvelles techniques. Cédric est acheteur public, il vient du privé et fait partie de la Collectivité depuis 6 mois. Son regard neuf a de quoi inspirer en effet. Son credo : «  Le meilleur coût n’est pas forcément le coût le plus bas ». Alors il questionne, requestionne la demande, les besoins, dessine des cartographies des risques et négocie. Avec son œil, celui de la performance. Il ne s’agit pas de dépenser moins, mais de dépenser mieux.

Une équipe pluridisciplinaire

La DMAP accompagne les directions sur l’évaluation des politiques publiques, la simplification de leur process et leur dématérialisation, les nouvelles méthodes de travail, les projets innovants. Elle a totalement repensé la documentation et met à leur disposition la bonne information au bon moment. En interne, l’équipe est en perpétuel mouvement elle aussi car elle souhaite améliorer en continue ses « modes de faire » : offre de services, modes opératoires, valorisation des actions… Les profils dans l’équipe sont diversifiés mais complémentaires. Chacun peut compter sur les compétences des autres : gestion de l’information, conseil de gestion, numérique éducatif, administration électronique, outils numériques, intelligence collective et même bidouille…

Ce travail, ils ne le font pas seuls ! Ils nouent des partenariats renforcés avec d’autres directions. La DRH notamment avec laquelle la DMAP a mis en place une mission partagée autour de l’organisation. Un exemple qui fonctionne bien et qui pourrait être dupliqué avec d’autres équipes telles que la DIRCOM et la DSI.

La DMAP, idéale ?

Une équipe au top, soutenue par son DGS, autour de laquelle se réunit aujourd’hui une communauté d’une centaine de personnes. Un budget confortable. Une directrice, Amélie, intégrée au CODIR. De nombreux projets menés, un site www.calvados.fr proposant de nombreux télé-services, un intranet dynamique avec une boite à outils pour les managers, des sondages en ligne… Les réussites sont nombreuses.

L’équipe trouve aussi sa cohésion dans la convivialité au quotidien. Nous sommes invitées à un délicieux repas partagé avec des plats apportés par chacune et chacun : un très bel accueil, ouvert, chaleureux et généreux à l’image de nos hôtes !

Impressionnées, nous demandons si Amélie a un regret. Oui ! Cette Direction n’a donc pas fini d’évoluer. Ouf !  Amélie regrette de passer beaucoup plus de temps à moderniser qu’à innover, et tout cela sans toujours s’en remettre aux attentes des citoyens. La différence ? « Moderniser c’est améliorer l’existant. Innover, c’est être disruptif. Ne plus faire ou faire autrement. ». Et innover pour Amélie, c’est aussi créer avec les citoyens. Une compétence qui manque aujourd’hui : le design de services pour repositionner l’usager au cœur des dispositifs. Même si en proposant un télé-service APA sans pièces justificatives mais avec des contrôles a posteriori, ou en échangeant des compétences avec d’autres Départements, il semble bien que la DMAP innove déjà…

Véronique, Anne et Florence